外国人採用の雇用理由書｜書き方・記載項目・審査で見られるポイント
雇用理由書は「なぜこの外国人を採用するのか」を入管に説明する書類です。提出義務はありませんが、多くの申請で提出される重要書類です。記載する8項目と、審査官が見るポイントを解説します。
「雇用理由書は本当に必要なのか」「何を書けばいいのか」「テンプレートをそのまま使ってもいいのか」——在留資格の申請で、多くの企業がつまずくのが雇用理由書です。
雇用理由書（採用理由書・雇用理由説明書とも呼びます）は、入管法上の提出義務はありません。しかし、多くの申請で提出される重要な書類です。なぜなら、入管の審査は提出書類のみで行われ、面接はないから。書類に書いていないことは、審査官に伝わりません。この記事では、雇用理由書に記載する8項目、審査官が見るポイント、そして陥りやすい失敗を解説します。
この記事の考え方：雛形のコピーが一番危ない
雇用理由書には決まったフォーマットがありません。書く内容は、その会社の事業内容・その外国人の経歴・任せる業務によって、すべて変わります。汎用のテンプレートをそのままコピーすると、実態と合わず不許可になるリスクがあります。だからこの記事では、完成した雛形ではなく「何を書くか」「審査官が何を見るか」をお伝えします。
雇用理由書 作成チェックシート（保存版PDF）
記載する8項目と、審査官が見るポイントを1枚にまとめた保存版です。印刷してご活用ください。
この記事で分かること
- 雇用理由書とは何か（提出義務・役割）
- 記載する8項目と、それぞれの書き方
- 審査官が見る5つのポイント
- 不許可につながる失敗と、その避け方
雇用理由書は義務ではないが、多くの申請で提出される
雇用理由書は、企業が「なぜこの外国人を採用する必要があるのか」を説明する書類です。入管法上の提出義務はなく、出さずに申請することもできます。
それでも多くの企業が提出するのは、入管の審査が提出書類のみで行われるからです。審査官が申請人と面接することはありません。申請書と添付書類だけでは、「この会社がなぜこの人を必要としているのか」「業務内容が在留資格に合っているのか」が伝わりきらないことが多く、その結果として追加資料の提出を求められたり、不許可になったりします。
審査官は書類だけで判断する
入管の審査に面接はありません。つまり「書類に書いていないことは、伝わらない」ということです。採用の背景、業務の専門性、会社の安定性——これらを説明する場が、雇用理由書です。
なお、名称は「雇用理由書」「採用理由書」「雇用理由説明書」など様々ですが、役割は同じです。どの名称を使っても問題ありません。企業が作成する書類で、外国人本人が書く「理由書」（志望動機や転職理由を説明するもの）とは別のものです。
雇用理由書に記載する8つの項目
決まった様式はありませんが、審査官が知りたい情報を過不足なく伝えるには、次の8項目を押さえるのが標準です。分量はA4で1〜2枚程度が目安。詰め込みすぎないことも大切です。
宛先
提出先の地方出入国在留管理局長宛て。「〇〇出入国在留管理局長 殿」と記載します。
申請者の概要
氏名・国籍・生年月日など、誰についての書類かを明示します。あわせて、希望する在留資格を正確に記載します（「技術・人文知識・国際業務」など、正式名称で）。
会社概要・事業内容
設立年、資本金、従業員数、事業内容を具体的に。どんな製品・サービスを扱っているかが伝わるように書きます。過去に外国人を採用した実績があれば、受け入れ体制がある証拠として記載すると効果的です。
事業の安定性・継続性
審査官は「この会社は給料を払い続けられるか」を見ています。売上の推移、事業の見通しを記載。中小企業や新設会社の場合は、特にここを丁寧に説明します。決算書類の内容と矛盾しないように注意してください。
人材ニーズ（雇用の必要性）
なぜ今、この人材が必要なのかを具体的な事実で示します。「海外展開の強化」「訪日客の増加」など、可能なら数字を添えると説得力が増します。例：中国語圏からのお客様が前年比150%に増加し、団体・個人ともに中国語での問い合わせが日常的に発生している。
申請者がニーズに合致する理由
ここが最も重要な部分です。申請者の学歴・職歴・資格・語学力が、任せる業務にどう活きるのかを説明します。「日本が好きだから」のような曖昧な理由ではなく、スキルと業務の結びつきを具体的に書きます。職歴がない新卒の場合は、専攻内容・語学力・研究テーマなどで補います。
職務内容
入社後に担当する業務を、できるだけ具体的に。単純作業ではなく専門性があることが伝わるように書きます。雇用契約書の記載内容と一致させること。入社後3〜5年のキャリアパス（職務のステップアップ、昇給見込み）を添えると、長期雇用の方針が伝わります。
結びの一文
在留資格の許可を願う一文で締めます。例：上記の事情をご賢察のうえ、在留資格「技術・人文知識・国際業務」の許可を賜りますよう、お願い申し上げます。
※末尾には、作成日・会社名・所在地・代表者名（署名または記名押印）を記載するのが一般的です。
※プラスアルファとして、入社後のサポート体制（教育、住居の手配、生活面の支援など）を書くと、受け入れ環境が整っていることが伝わります。
審査官が見る5つのポイント
雇用理由書を書くときは、「審査官が何を確認したいか」を意識すると、書くべきことが自然と決まります。
① 在留資格該当性が満たされているか
希望する在留資格・申請人の学歴と経歴・職種と業務内容。この3点が在留資格の要件を満たしていると伝わるか。雇用理由書の中で最も重要な視点です。
② 事業の安定性・継続性があるか
給料を払い続けられる会社か。決算書類の内容で判断されます。理由書の記述と決算書に矛盾がないように。
③ 業務内容と経歴が合致しているか
専攻や職歴と、任せる業務が結びついているか。合致しないと判断されると不許可のリスク。ただし日本の大学を卒業した留学生の場合、専攻との適合性は海外からの呼び寄せより緩やかに判断される傾向があります。
④ 単純労働ではなく専門性があるか
技人国などの在留資格では、誰でもできる単純作業では許可が下りません。業務の専門性が伝わるように、具体的に記載します。
⑤ 申請書・雇用契約書・理由書に矛盾がないか最頻出
実務で最も多い差し戻し・不許可の原因がここです。申請書に書いた職務内容、雇用契約書の業務内容、理由書の記述——この3つが食い違っていないか。給与額、勤務地、契約期間も同様です。卒業証明書・決算書とも整合しているか、提出前に必ず突き合わせてください。
提出前に必ず「3点突き合わせ」を
在留資格認定証明書交付申請書（または在留資格変更許可申請書）・雇用契約書・雇用理由書。この3つの書類で、職務内容・給与額・勤務地・契約期間が一致しているか確認してください。ひとつでも食い違うと、追加説明を求められ、審査が長引きます。矛盾が説明できない場合は不許可のリスクもあります。
よくある失敗と、その避け方
在留資格の要件を満たしているのに、雇用理由書の書き方で不許可になるケースがあります。典型的な失敗を挙げます。
✕ 避けたい書き方
「申請人は日本が好きで、日本で働くことを強く希望しているため採用します」
——採用の必要性が会社側の事情として説明されていません。審査官が知りたいのは「会社にとってなぜこの人が必要か」です。
◯ 望ましい書き方
「訪日客の増加に伴い中国語対応が急務であり、申請人は大学で観光学を専攻し、中国語・日本語・英語に堪能なため、当社の接客企画業務に不可欠と判断しました」
——会社のニーズと申請人のスキルが結びついています。
テンプレートをそのままコピーしない
ネット上の雛形をそのまま使うのは危険です。実態と合わない内容を書けば、添付書類と矛盾し、不許可につながります。雇用理由書は、自社の事業内容・その人の経歴・任せる業務を、自分の言葉で書く書類です。この記事の8項目とチェックリストを使って、自社の実情に沿って作成してください。
雇用理由書の作成から、HR AGENCYがサポート
雇用理由書は在留資格の審査に直結します。書き方に不安があるときは、専門家と連携できる会社を活用する方法もあります。
HR AGENCYの外国人採用サポート
HR AGENCYでは、外国人材の紹介にとどまらず、在留資格の確認・必要書類の準備・採用後のフォローまで、外国人採用を一気通貫でサポートします。「この業務内容で在留資格が取れるか」「雇用理由書に何を書くべきか」といった実務的な疑問にもお答えします。在留資格の申請そのものは申請取次行政書士が代行できるため、必要に応じて専門家と連携して進められます。
採用したい人材に応じて、アルバイトなら留学生紹介のWajob、正社員なら専門職紹介のWajob Proをご利用いただけます。まずは自社の状況を整理するところからご相談ください。
雇用理由書についてよくあるご質問
外国人採用 実務ガイド（関連記事一覧）
雇用理由書の作成とあわせて、必要書類の全体像や採用の流れもご確認ください。
※本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の法的助言ではありません。入管の運用や審査基準は変更される場合があります。最新の情報は出入国在留管理庁でご確認いただき、個別の申請については申請取次行政書士・弁護士などの専門家にご相談ください。
外国人採用の書類準備を、
一緒に整理します
「雇用理由書に何を書けばいいか分からない」「在留資格が取れる内容か不安」——書類の準備から在留資格の確認まで、専門家と連携してサポートします。まずは現状をお聞かせください。
外国人採用について相談する →監修
HR AGENCY（外国人採用支援サービス）
外国人アルバイト紹介・外国人正社員紹介・外国人採用コンサルティングを提供。首都圏を中心に、企業向けの外国人採用支援を行っています。
