外国人採用の年間スケジュール｜採用担当者が毎月やること一覧
外国人採用は「採用して終わり」ではありません。新卒・中途・アルバイトの採用時期、在留期限の更新管理、各種届出——1年を通じてやることを、月別のカレンダーで整理しました。
「今月、外国人採用で何をやるべきか」「在留期限の更新を忘れていないか」「新卒の募集はいつ始めるのか」——外国人を採用している企業では、採用活動と在留資格の管理が1年を通じて並行して走ります。
特に見落としやすいのが在留期限の更新管理です。更新を忘れると不法就労になり、企業も罰則の対象になります。この記事では、外国人採用を運用する担当者向けに、1月から12月まで毎月やることを年間カレンダーで整理しました。新卒・中途・アルバイトの採用時期から、更新管理・各種届出まで、この1ページで年間の流れが見渡せます。
外国人採用 年間スケジュール（無料PDF）
毎月やることを1枚にまとめた年間カレンダーです。印刷して壁に貼ってご活用ください。
この記事で分かること
- 外国人採用の年間カレンダー（1月〜12月）
- 在留期限の更新管理（3か月前から・更新漏れ防止）
- 新卒・中途・アルバイトの採用時期の違い
- 毎年発生する届出と、繁忙期を見据えた採用計画
外国人採用担当者の年間スケジュール
1月から12月まで、外国人採用で発生する主な業務を月別に整理した年間カレンダーです。新卒採用のスケジュールを軸に、在留期限の更新管理と通年採用が並行して走ります。印刷して、毎月のチェックにご活用ください。
- 留学生の在留資格変更申請の進捗確認
- 未申請の内定者がいれば至急対応
- 本人に申請状況を確認
- 新年度入社の最終確認
- 4月入社予定者の申請状況を確認
- 更新対象者に申請時期を案内
- 新在留カードの受領を確認
- 雇用契約・労働条件通知書の準備
- 入社手続き・社会保険の準備
- 在留カード原本を確認
- 外国人雇用状況の届出（期限は雇用保険の加入状況による）
- 社会保険の資格取得届（5日以内）・雇用保険の資格取得届（翌月10日まで）
- 在留期限を全員確認（上半期）
- 更新対象者をリスト化
- 3か月以内に期限が来る人に更新時期を案内
- 夏の繁忙期に向けた採用計画
- 留学生アルバイトの募集開始
- 受け入れ体制の準備
- 繁忙期の採用・受け入れ開始
- 留学生の就労時間を管理（長期休業は1日8時間以内）
- 掛け持ちの合計時間を確認
- 秋採用・中途採用の強化
- 翌年新卒採用の準備を開始
- 夏の採用実績を振り返る
- 在留期限を全員確認（下半期）
- 年末年始に期限が来る人を洗い出す
- 更新対象者に申請時期を案内
- 留学生の新卒募集を本格化
- 説明会・エントリー受付
- 選考基準・面接準備
- 面接・内定出し
- 選考スピードを優先（早期内定が鍵）
- 内定後の在留資格変更を説明
- 4月入社予定者の在留資格変更申請時期を確認
- 4月入社へ向けた最終確認
- 翌年度の採用計画を作成
※上記は一般的な目安です。業種の繁忙期や、採用する在留資格の種類によって前後します。4月からの就労を希望する場合、出入国在留管理庁は12月1日から1月末までの申請を案内しています。申請先の地方出入国在留管理局から別途案内がある場合は、その案内に従います。
年間管理の要：在留期限の更新管理
年間スケジュールの中で最も重要なのが在留期限の管理です。更新を忘れて在留期限が切れると、本人はオーバーステイ、企業は不法就労助長罪（3年以下の拘禁刑または300万円以下の罰金）に問われる可能性があります。
※2027年4月1日施行の改正法（令和6年法律第60号）により、不法就労助長罪の罰則は5年以下の拘禁刑または500万円以下の罰金へ引き上げられます。
① 申請は在留期限の3か月前から
在留期間更新許可申請は、在留期限の3か月前から受け付けられます（6か月以上の在留期間を持つ場合）。やむを得ない特別な事情が認められる場合は、3か月以上前から受け付けられることがあります。
② 処理期間を見込んで早めに動く
処理期間は在留資格や申請の時期によって異なります。出入国在留管理庁は在留審査処理期間を公表しているため、最新の値を確認したうえで余裕を見ます。4月からの就労を希望する在留資格変更の申請は1月から3月に多く提出されるため、この時期と重なる場合はとくに早めに動きます。
③ 特例期間を理解しておく
在留期限までに更新申請が受理されていれば、審査結果が出るまで、または在留期限から2か月を経過する日までのいずれか早い日まで、従前の在留資格で在留・就労できます（特例期間）。ただし期限までに申請していることが条件です。
④ 管理シートとアラートで漏れを防ぐ
従業員ごとに在留期限・申請開始目安日（3か月前）・申請日を記録した管理シートを作成。カレンダーに3か月前・2か月前・1か月前のリマインダーを設定します。年2回、全従業員の在留カードを定期確認するとより確実です。
更新漏れは企業のリスクになる
在留期限を過ぎると本人はオーバーステイとなり、就労も日本での滞在もできません。それを知りながら雇用を続けると、企業も不法就労助長罪に問われます。年2回（5月・9月など）、決まった時期に全従業員の在留カードを一斉確認する仕組みを作りましょう。
採用のたびに発生する届出
在留期限の更新とは別に、採用・退職・転職のたびに発生する届出があります。期限が短いものが多いため、発生時にすぐ動ける体制が必要です。
外国人雇用状況の届出（企業）
外国人を雇い入れたとき、離職したときに、ハローワークへ届け出ます。期限は雇用保険の加入状況で変わります。雇用保険の被保険者の場合は、雇入れが翌月10日まで、離職は翌日から起算して10日以内（資格取得届・喪失届で兼ねられます）。被保険者でない場合は、雇入れ・離職とも翌月末日までです。怠ると罰則の対象です。
所属機関に関する届出（本人）
転職した外国人本人が、前職の退職日から14日以内、新職の入社日から14日以内に、入管へ届け出ます。企業は中途採用時に、この届出が済んでいるか確認しましょう。届出を怠ると、次の更新審査でマイナス要素になります。
社会保険・雇用保険の資格取得届
健康保険・厚生年金の資格取得届は事実発生から5日以内、雇用保険の資格取得届は翌月10日までに提出します。日本人と同様の手続きで、国籍による差はありません。
新卒・中途・アルバイトの採用時期の違い
外国人採用は「新卒」だけではありません。採用する人材によって、動く時期が変わります。
新卒（留学生）
大学3年の夏インターンから接点を作り、秋以降に本格化。内定後、12月から在留資格変更申請を行い、4月入社に間に合わせます。日本の大学に通う留学生の就活は日本人学生とほぼ同じ流れで、違うのは内定後の在留資格変更だけです。
中途（就労ビザ保有者）
すでに就労ビザを持つ人材の採用は通年で可能です。ただし、現在の在留資格で自社の業務ができるかの確認が必要。業務内容が変わる場合は在留資格変更、同じ範囲なら就労資格証明書の取得を検討します。複数社を並行して受けている候補者もいるため、選考を必要以上に長期化させないことが重要です。
留学生アルバイト
資格外活動許可を持つ留学生は、原則週28時間以内で就労できます。長期休業期間（夏休みなど）は1日8時間以内まで可能なため、繁忙期の戦力になります。掛け持ちしている場合は合計時間で判定される点に注意。繁忙期の1〜2か月前から募集を始めると余裕を持って採用できます。
外国人採用の進め方から、HR AGENCYがご相談に応じます
採用活動と在留資格の管理を並行して回すのは、担当者の負担が大きいものです。在留資格について不明点がある場合は、外国人採用に詳しい会社へ相談する方法もあります。
HR AGENCYの外国人採用サポート
外国人材のご紹介に加えて、職種や業務内容に応じて、採用時に在留資格について確認しておきたいポイントをご案内します。在留資格の申請・法的判断は当社では行っておりません。
採用したい人材に応じて、繁忙期のアルバイト補強なら留学生紹介のUNIWAVE WORK、長期戦力の正社員採用なら専門職紹介のUNIWAVE CAREERをご利用いただけます。まずは自社の状況を整理するところからご相談ください。
外国人採用の年間運用についてよくあるご質問
年間運用チェック（この6項目を回せば漏れません）
1年を通じて外国人採用を運用するうえで、最低限これだけは押さえておきたい項目です。
- 5月 全員の在留期限を確認
- 9月 全員の在留期限を確認
- 在留期限を把握し、本人へ更新時期を案内
- 外国人雇用状況の届出は雇用保険の加入状況で期限が変わる
- 社会保険は5日以内、雇用保険は翌月10日まで
- 長期休業中の就労は1日8時間以内まで確認
外国人採用 実務ガイド（関連記事一覧）
年間の運用とあわせて、各段階の実務もご確認ください。
※本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の法的助言ではありません。制度や運用は改正される場合があります。最新の申請時期・様式・審査期間は、出入国在留管理庁・厚生労働省などの公的機関でご確認ください。
外国人採用の年間運用を、
一緒に整理します
「いつ動けばいいか分からない」「何を確認すればいいか分からない」——採用時に在留資格について確認しておきたいポイントをご案内します。繁忙期のアルバイト補強から正社員採用まで、まずは現状をお聞かせください。
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