外国人採用の年間スケジュール｜採用担当者が毎月やること一覧
外国人採用は「採用して終わり」ではありません。新卒・中途・アルバイトの採用時期、在留期限の更新管理、各種届出——1年を通じてやることを、月別のカレンダーで整理しました。
「今月、外国人採用で何をやるべきか」「在留期限の更新を忘れていないか」「新卒の募集はいつ始めるのか」——外国人を採用している企業では、採用活動と在留資格の管理が1年を通じて並行して走ります。
特に見落としやすいのが在留期限の更新管理です。更新を忘れると不法就労になり、企業も罰則の対象になります。この記事では、外国人採用を運用する担当者向けに、1月から12月まで毎月やることを年間カレンダーで整理しました。新卒・中途・アルバイトの採用時期から、更新管理・各種届出まで、この1ページで年間の流れが見渡せます。
外国人採用 年間スケジュール（無料PDF）
毎月やることを1枚にまとめた年間カレンダーです。印刷して壁に貼ってご活用ください。
この記事で分かること
- 外国人採用の年間カレンダー（1月〜12月）
- 在留期限の更新管理（3か月前から・更新漏れ防止）
- 新卒・中途・アルバイトの採用時期の違い
- 毎年発生する届出と、繁忙期を見据えた採用計画
外国人採用担当者の年間スケジュール
1月から12月まで、外国人採用で発生する主な業務を月別に整理した年間カレンダーです。新卒採用のスケジュールを軸に、在留期限の更新管理と通年採用が並行して走ります。印刷して、毎月のチェックにご活用ください。
- 留学生の在留資格変更申請の進捗確認
- 未申請の内定者がいれば至急対応
- 審査状況を本人・入管に確認
- 新年度入社の最終確認
- 入管繁忙期（2〜5月）に注意
- 更新対象者は早めに申請
- 新在留カードの受領を確認
- 雇用契約・労働条件通知書の準備
- 入社手続き・社会保険の準備
- 在留カード原本を確認
- 外国人雇用状況の届出（14日以内）
- 社会保険・雇用保険の加入（5日以内）
- 在留期限を全員確認（上半期）
- 更新対象者をリスト化
- 3か月以内に期限が来る人は更新開始
- 夏の繁忙期に向けた採用計画
- 留学生アルバイトの募集開始
- 受け入れ体制の準備
- 繁忙期の採用・受け入れ開始
- 留学生の就労時間を管理（長期休業は週40時間）
- 掛け持ちの合計時間を確認
- 秋採用・中途採用の強化
- 翌年新卒採用の準備を開始
- 夏の採用実績を振り返る
- 在留期限を全員確認（下半期）
- 年末年始に期限が来る人を洗い出す
- 入管繁忙期（9〜10月）を見越して早めに申請
- 留学生の新卒募集を本格化
- 説明会・エントリー受付
- 選考基準・面接準備
- 面接・内定出し
- 選考スピードを優先（早期内定が鍵）
- 内定後の在留資格変更を説明
- 在留資格変更申請を開始（12月1日〜）
- 4月入社へ向けた最終確認
- 翌年度の採用計画を作成
※上記は一般的な目安です。業種の繁忙期や、採用する在留資格の種類によって前後します。
年間管理の要：在留期限の更新管理
年間スケジュールの中で最も重要なのが在留期限の管理です。更新を忘れて在留期限が切れると、本人はオーバーステイ、企業は不法就労助長罪（3年以下の懲役または300万円以下の罰金）に問われる可能性があります。
① 申請は在留期限の3か月前から
在留期間更新許可申請は、在留期限の3か月前から受け付けられます（6か月以上の在留期間を持つ場合）。実務上は2〜3か月前の申請が推奨されます。
② 入管の繁忙期を避ける
3〜4月・9〜10月は入学・新卒採用・人事異動が重なり、入管の審査が混み合います。年度末〜年度初め（2〜5月）も申請が集中。この時期に期限が来る人は、さらに早めに動きます。
③ 特例期間を理解しておく
在留期限までに更新申請が受理されていれば、審査結果が出るまで、または在留期限から2か月を経過する日までのいずれか早い日まで、従前の在留資格で在留・就労できます（特例期間）。ただし期限までに申請していることが条件です。
④ 管理シートとアラートで漏れを防ぐ
従業員ごとに在留期限・申請開始目安日（3か月前）・申請日を記録した管理シートを作成。カレンダーに3か月前・2か月前・1か月前のリマインダーを設定します。半年に一度、全従業員の在留カードを定期確認するとより確実です。
更新漏れは企業のリスクになる
在留期限を過ぎると本人はオーバーステイとなり、就労も日本での滞在もできません。それを知りながら雇用を続けると、企業も不法就労助長罪に問われます。年5月・9月など、決まった時期に全従業員の在留カードを一斉確認する仕組みを作りましょう。
採用のたびに発生する届出
在留期限の更新とは別に、採用・退職・転職のたびに発生する届出があります。期限が短いものが多いため、発生時にすぐ動ける体制が必要です。
外国人雇用状況の届出（企業）
外国人を雇い入れたとき、離職したときに、ハローワークへ届け出ます。雇用保険の被保険者になる場合は資格取得届で兼ねられます。怠ると罰則の対象です。
所属機関に関する届出（本人）
転職した外国人本人が、前職の退職日から14日以内、新職の入社日から14日以内に、入管へ届け出ます。企業は中途採用時に、この届出が済んでいるか確認しましょう。届出を怠ると、次の更新審査でマイナス要素になります。
社会保険・雇用保険の資格取得届
日本人と同様に加入手続きを行います。国籍による差はありません。
新卒・中途・アルバイトの採用時期の違い
外国人採用は「新卒」だけではありません。採用する人材によって、動く時期が変わります。
新卒（留学生）
大学3年の夏インターンから接点を作り、秋以降に本格化。内定後、12月から在留資格変更申請を行い、4月入社に間に合わせます。日本の大学に通う留学生の就活は日本人学生とほぼ同じ流れで、違うのは内定後の在留資格変更だけです。
中途（就労ビザ保有者）
すでに就労ビザを持つ人材の採用は通年で可能です。ただし、現在の在留資格で自社の業務ができるかの確認が必要。業務内容が変わる場合は在留資格変更、同じ範囲なら就労資格証明書の取得を検討します。外国人は早く内定が出た会社を選ぶ傾向があるため、選考スピードが重要です。
留学生アルバイト
資格外活動許可を持つ留学生は、原則週28時間以内で就労できます。長期休業期間（夏休みなど）は週40時間まで可能なため、繁忙期の戦力になります。掛け持ちしている場合は合計時間で判定される点に注意。繁忙期の1〜2か月前から募集を始めると余裕を持って採用できます。
年間の採用計画から、HR AGENCYがサポート
採用活動と在留資格の管理を並行して回すのは、担当者の負担が大きいものです。在留資格・採用計画・更新管理まで相談できる会社を活用する企業も増えています。
HR AGENCYの外国人採用サポート
HR AGENCYでは、外国人材の紹介にとどまらず、在留資格の確認・採用計画の設計・入社後のフォローまで、外国人採用を一気通貫でサポートします。「繁忙期に向けていつ動くべきか」「更新管理をどう回すか」といった年間運用の疑問にもお答えします。
採用したい人材に応じて、繁忙期のアルバイト補強なら留学生紹介のWajob、長期戦力の正社員採用なら専門職紹介のWajob Proをご利用いただけます。まずは自社の状況を整理するところからご相談ください。
外国人採用の年間運用についてよくあるご質問
年間運用チェック（この6項目を回せば漏れません）
1年を通じて外国人採用を運用するうえで、最低限これだけは押さえておきたい項目です。
- 5月 全員の在留期限を確認
- 9月 全員の在留期限を確認
- 更新は期限の3か月前から申請開始
- 外国人雇用状況の届出は14日以内
- 社会保険・雇用保険は5日以内
- 長期休業中の就労は週40時間まで確認
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年間の運用とあわせて、各段階の実務もご確認ください。
※本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の法的助言ではありません。制度や運用は改正される場合があります。最新の申請時期・様式・審査期間は、出入国在留管理庁・厚生労働省などの公的機関でご確認ください。
外国人採用の年間運用を、
一緒に整理します
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