外国人採用書類テンプレート集｜必要書類一覧・記載例・ダウンロードまとめ
外国人採用で必要な書類を、本人が用意するもの・企業が作成するもの・提出先ごとに整理。各書類に何を書くか、公的な様式はどこにあるか、そして書類準備チェックリスト（PDF）まで、この1ページにまとめました。
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「外国人を採用するのに、どんな書類が必要なのか」「雇用契約書には何を書けばいいのか」「様式はどこで手に入るのか」——外国人採用が初めての担当者が、必ずぶつかる書類の悩みです。
外国人採用の書類は、本人が用意するもの・企業が作成するもの・行政に提出するものの3つに分けて考えると整理しやすくなります。この記事では、必要書類を一覧で整理し、主要な書類の記載ポイント、公的な様式の入手先、そして書類準備チェックリスト（PDF）までをまとめました。テンプレートや様式は順次追加していく書類ライブラリとしてご活用ください。
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外国人採用 書類準備チェックリスト（無料PDF）
必要書類の一覧と、誰が準備するか・提出先を1枚にまとめた保存版です。印刷してご活用ください。
この記事で分かること
- 外国人採用で必要な書類一覧（誰が準備・提出先）
- 主要な書類の記載ポイント（雇用契約書・労働条件通知書ほか）
- ダウンロードできる書類・テンプレート
- 厚労省・入管の公的様式の入手先
外国人採用で必要な書類一覧
必要書類を「誰が準備するか」「どこに提出するか」で整理しました。実際に必要な書類は、在留資格・雇用形態・国内在住か海外在住かによって変わります。
| 書類 | 本人 | 企業 | 主な提出先・用途 |
|---|---|---|---|
| 在留カード | ○ | 就労可否の確認（原本） | |
| パスポート | ○ | 本人確認 | |
| 履歴書・職務経歴書 | ○ | 選考・在留資格審査 | |
| 卒業証明書・成績証明書 | ○ | 学歴・専攻の確認（在留資格） | |
| 証明写真 | ○ | 在留資格申請（3か月以内） | |
| 雇用契約書／労働条件通知書 | ○ | 本人・入管（在留資格申請） | |
| 雇用理由書 | ○ | 入管（任意・審査を補足） | |
| 会社概要・会社案内 | ○ | 入管（HP写しでも可） | |
| 直近の決算書類 | ○ | 入管（事業の安定性） | |
| 在留資格変更/認定証明書 交付申請書 | ○ | ○ | 入管 |
| 外国人雇用状況の届出 | ○ | ハローワーク（14日以内） | |
| 社会保険・雇用保険 資格取得届 | ○ | 年金事務所・ハローワーク |
※上記は代表的な書類です。在留資格の種類や個別の事情により、必要書類は増減します。
主要な書類の記載ポイント
特に企業が作成する書類は、書き方次第で在留資格の審査結果やトラブルの有無が変わります。主要な書類のポイントを解説します。
雇用契約書／労働条件通知書
兼ねる形が推奨
労働条件通知書は法的義務、雇用契約書は双方合意の証明。記載内容がほぼ同じなので「労働条件通知書兼雇用契約書」として1枚にまとめるのが実務的です。在留資格申請の必要書類にもなります。
停止条件を必ず入れる
「本契約は就労可能な在留資格の許可を停止条件とする」と明記。万一在留資格が不許可になった場合に備えます。更新不許可時の扱いも記載しておくと安心です。
給与は日本人と同等以上
在留資格審査では、同じ職種の日本人と同等以上の給与が求められます。同職種の日本人がいなくても、最低賃金を下回るのは不可です。
母国語の併記が望ましい
審査官が本人に電話で労働条件を確認することがあり、本人が理解していないと不許可リスクに。母国語または英語の併記が安心です。厚労省が多言語のモデル様式を公開しています（STEP4参照）。
雇用理由書
任意だが審査を有利にする
必須ではありませんが、「なぜ外国人採用が必要か」「業務の専門性」を補足することで、在留資格の許可可能性を高められます。特に変更申請では、まだ実務に就いていない状況を補うために有効です。
在留カード（確認する書類）
就労可否を原本で確認
在留資格・就労制限・在留期限・資格外活動許可を確認。必ず原本を見て、コピーや写真だけで判断しないこと。詳しくは面接チェックリストの記事で解説しています。
ダウンロードできる書類・テンプレート
HR AGENCYの実務テンプレートです。順次追加していきます。「準備中」の資料は公開までお待ちください。
公的な様式・書式の入手先
労働条件通知書や在留資格の申請書は、厚生労働省・出入国在留管理庁が公式の様式を公開しています。最新版は必ず公式サイトでご確認ください。
厚生労働省｜外国人労働者向けモデル労働条件通知書
英語・中国語・韓国語・ベトナム語など多言語版が公開されています。母国語併記の労働条件通知書を作る際の参考になります。「外国人労働者向けモデル労働条件通知書」で検索してください。
出入国在留管理庁｜在留資格の申請様式
在留資格変更許可申請書、在留資格認定証明書交付申請書などの最新様式が入手できます。「特定技能」の雇用契約書・雇用条件書の様式も公開されています。
出入国在留管理庁｜在留カード等番号失効情報照会
在留カードの番号が失効していないかを確認できる公式ツールです。書類確認とあわせてご活用ください。
就業規則は「外国人専用」を作らない
外国人だけに別の就業規則を作るのは望ましくありません。日本人と同じルールを適用し、やさしい日本語や母国語で内容を説明する資料を用意するのが適切です。差別的な取り扱いは避けましょう。
書類の準備から、HR AGENCYがサポート
書類の作成や在留資格の申請は専門的で、初めてだと不安も大きいものです。在留資格・書類・面接設計まで相談できる会社を活用する企業も増えています。
HR AGENCYの外国人採用サポート
HR AGENCYでは、外国人材の紹介にとどまらず、在留資格の確認・必要書類の準備・採用後のフォローまで、外国人採用を一気通貫でサポートします。「この書類で在留資格が取れるか」「雇用契約書の書き方が合っているか」といった実務的な疑問にもお答えします。なお、在留資格の申請そのものは申請取次行政書士が代行できるため、必要に応じて専門家と連携して進められます。
採用したい人材に応じて、アルバイトなら留学生紹介のWajob、正社員なら専門職紹介のWajob Proをご利用いただけます。まずは自社の状況を整理するところからご相談ください。
外国人採用の書類についてよくあるご質問
外国人採用 実務ガイド（関連記事一覧）
書類の準備とあわせて、採用の流れや面接の実務もご確認ください。
※本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の法的助言ではありません。法令や申請様式は改正される場合があります。最新の様式・運用は、出入国在留管理庁・厚生労働省などの公的機関で必ずご確認ください。
外国人採用の書類準備を、
一緒に整理します
「どの書類が必要か分からない」「雇用契約書の書き方が不安」——書類の準備から在留資格の確認まで、専門家と連携してサポートします。採用したい人材に合わせてご相談ください。
監修
HR AGENCY（外国人採用支援サービス）
外国人アルバイト紹介・外国人正社員紹介・外国人採用コンサルティングを提供。首都圏を中心に、企業向けの外国人採用支援を行っています。
