在留カード確認チェックリスト｜外国人採用で企業が見るべき項目と注意点

この記事の概要

● 在留カード確認チェックリスト

外国人を採用する際に確認すべき在留カードの項目、在留資格・在留期間・就労制限・資格外活動許可の見方、社内管理の注意点を整理します。

● 在留カード確認は外国人採用の入口

外国人採用では、面接時の印象やスキルだけでなく、在留カードを通じて就労可否を確認することが欠かせません。在留カードには、氏名、生年月日、国籍・地域、在留資格、在留期間、就労制限の有無、資格外活動許可など、採用判断に関わる情報が記載されています。

在留カード確認は、本人を疑うためではなく、企業と候補者の双方を守るための手続きです。確認方法を標準化しておくことで、担当者ごとの判断ばらつきを防げます。

● 採用時に見るべき項目

● 在留資格と業務内容はセットで確認する

在留カードに就労可能な資格が記載されていても、どの業務でも任せられるわけではありません。たとえば技術・人文知識・国際業務は、自然科学・人文科学等の知識や外国文化に基盤を有する思考・感受性を必要とする業務が対象で、機械工学等の技術者、通訳、デザイナー、私企業の語学教師、マーケティング業務従事者などが例示されています。

一方で、実態として単純作業が中心になる職務は、在留資格との整合性に注意が必要です。求人票、雇用契約書、職務記述書、実際の配属業務が食い違わないようにしましょう。

● 社内での保存・共有は個人情報管理を徹底する

在留カードには個人情報が含まれるため、確認記録の保管方法にも注意が必要です。コピーを取得する場合は、利用目的を明確にし、閲覧できる担当者を限定し、不要になった情報は適切に削除・廃棄します。店舗や拠点ごとに紙で保管する場合は、施錠管理や持ち出し禁止ルールも必要です。

● 確認漏れを防ぐための面接フロー

面接当日に在留カードを確認する場合、候補者へ事前に「本人確認および就労可否確認のため在留カードをご持参ください」と案内しておくとスムーズです。オンライン面接の場合でも、最終面接や入社前手続きの段階で原本確認を行う運用を設けましょう。

確認担当者が不慣れな場合は、人材紹介会社や専門家と連携し、判断が難しいケースを無理に現場で決めないことも重要です。